Ако използвате Gmail от известно време, вероятно вече сте преобразували бутона в... Архивиране с вашия автоматичен жестЧетете имейла, решавате, че е „обработен“ и го премахвате от входящата си поща. Това е удобно, бързо и ви дава усещането, че всичко е под контрол. Проблемът възниква, когато започнат да се появяват странни неща, като нереалистичен брой имейли или ужасяващото предупреждение, че пространството ви за съхранение е на изчерпване.
В тази статия ще разгледаме по-подробно какво всъщност се случва, когато натиснете „Архивиране“ и защо понякога изглежда така Не всички имейли са архивираниКак да намирате и разархивирате съобщения, каква е разликата между архивиране и изтриване, как да автоматизирате част от процеса и, много важно, как да предотвратите този навик да запълва акаунта ви и да ви принуждава да плащате за повече място за съхранение в Google.
Какво всъщност означава архивирането на имейл в Gmail?
Когато архивирате съобщение в Gmail, всъщност правите следното... премахнете го от входящата поща и го изпратете в изгледа „Цялата поща“. То не се изтрива, не изчезва от сървъра и, разбира се, продължава да заема място във вашия Google акаунт.
Gmail няма класическа архивна папка като другите имейл клиенти; вместо това архивирането работи като... просто козметично действиеСъобщението вече не носи етикета „Входящи“, но все още се съхранява както преди и можете да го намерите в търсенията или в изгледа „Всички съобщения“.
Ако някой отговори на имейл, който вече сте архивирали, този разговор автоматично ще се върне във входящата ви поща. Gmail счита, че има Нова активност в темата и го показва отново, сякаш е новопристигнал имейл, което прави архивирането много полезно за разговори, с които вече сте работили, но които биха могли да бъдат активирани отново.
Този начин на работа прави пилата отличен инструмент за поддържайте тавата чиста, без да губите информацияВместо да изтривате всичко, премахвате това, което вече не е необходимо да виждате ежедневно, но все пак можете да го преглеждате по всяко време.
Разлика между архивиране и изтриване на имейли в Gmail
Най-често срещаното погрешно схващане е, че архивирането и изтриването са подобни действия. Те не са: ключовата разлика е, че Изтриването освобождава място. (в средносрочен план) и номер на досие.
Когато изтриете имейл в Gmail, той отива в папката „Кошче“. Остава там 30 дни, през които все още можете да го възстановите, ако промените решението си. След този период Gmail Той го изтрива за постоянно от сървърите си. И няма начин да се възстанови. Едва след това окончателно изтриване се възстановява пространството, заето от тези съобщения.
Архивирането, от друга страна, само премахва съобщението от входящата поща и го запазва във „Всички имейли“. С други думи, имейлът все още заема абсолютно същото количество място. същото място за съхранение във вашия Google DriveЗащото все още съществува във вашия акаунт. Няма значение дали го виждате във входящата си поща или не, размерът на файла в мегабайти е един и същ.
Следователно, ако целта ви е да имате визуално организирана табла, подреждането е много практично; но ако ви е грижа, че Мястото ви за съхранение свършва.Архивирането няма да помогне. В този случай единственото ефективно решение е да изтриете имейлите, особено тези с големи прикачени файлове, които вече не са ви необходими.
Преди да получите кредитна карта, си струва да проверите дали проблемът ви не е толкова в кредитния лимит, за който плащате, а по-скоро в навиците ви за управление на данни. Вероятно съхранявате хиляди съобщения, които... Никога повече няма да искате да го отворите., и че могат да отидат директно в кошчето без никаква драма.
Практична стъпка е да прегледате как управлявате имейлите на мобилното си устройство. В много настройки жестът по подразбиране при плъзгане на имейл (наляво или надясно) е зададен на „Архивиране“. Ако искате да започнете да освобождавате реално пространство, отидете на Настройки на приложението Gmail На мобилното си устройство отидете на „Общи настройки“ и в „Действия с плъзганеПроменете една от двете опции на „Изтриване“. Това ще ви позволи да решите по-бързо какво да архивирате и какво да изтриете.
Архивирането е напълно логично за счетоводни документи, договори, имейли с данъчна информация, важни комуникации с клиенти или доставчици и като цяло всичко, което има средносрочна и дългосрочна стойност. Но за останалите имейли, които само добавят шум, правилното действие е... изтрийте ги без колебание и по този начин постепенно да изпразнете квотата си за съхранение.
Често срещани проблеми при архивиране на много имейли в Gmail
Друго доста често срещано главоболие възниква, когато се опитвате да архивирате големи количества имейли наведнъж. Например, входящата ви поща е разделена на „Непрочетени“ и „Всичко останало“, виждате, че Gmail показва, че има няколко хиляди съобщения във „Всичко останало“ и решавате да използвате опцията за „Архивиране на всички елементи“ от менюто с три точки.
Логично е това число да падне до нула след операцията, но много потребители установяват, че едновременно се архивират само 50 съобщения. Те трябва да повтарят операцията отново и отново, наблюдавайки как броячът намалява с 2.000 или 1.500, и изведнъж, когато са останали само няколко, числото рязко спада до много по-малко число (например от 400 на 10). Това поражда недоверие: дали са изгубени имейли? Дали нещо не е наред в Gmail?
Всъщност уеб интерфейсът на Gmail обикновено работи със страници от 50 съобщения и прилага действието към видимите или избраните елементи, а не винаги към общия брой, посочен от брояча. Освен това, филтри, категории, нишки на разговори и динамично търсене влизат в действие, което води до промяна на общия брой. докато действията се изпълняват.
Когато архивирате много имейли, Gmail преизчислява кои съобщения все още отговарят на критериите на използвания от вас изглед (например „Всичко останало“ или конкретно търсене). Веднага щом даден имейл бъде премахнат от входящата ви поща, той може да изчезне и от този изглед, което води до внезапни скокове в брояча на имейли. Въпреки че може да е объркващо, това обикновено е така. Информацията не се губиТе просто променят показваните резултати.
За съжаление, Gmail не предлага магически бутон за архивиране на всички имейли в дадена категория наведнъж без тези ограничения на интерфейса. Ще трябва да бъдете търпеливи или, още по-добре, да използвате разширено търсене с диапазони от дати и условия, за да архивирате или изтриете имейли. по-лесно управляеми блокове на съобщенията.
По-бързи начини за архивиране на големи количества имейли
Ако искате да изпразните претрупана пощенска кутия, като архивирате имейли, най-ефективният начин е да комбинирате груповия избор с филтрите за търсене на Gmail. Това ви позволява да таргетирате групи имейли с много специфични характеристики и с по-малко стъпки.
В лентата за търсене на Gmail можете да използвате оператори като подател, размер, дата или ключови думи. Например, можете да търсите всички имейли от конкретен подател и след това да изберете всички резултати, за да ги архивирате или изтриете. Това ви помага да отървете се от масовите бюлетини, автоматични известия или „нежелани“ имейли, които само заемат място.
Когато искате да действате въз основа на всички резултати от търсенето, не просто отивайте на страницата с 50 имейла: поставете отметка в квадратчето над списъка и след това щракнете върху връзката, която обикновено се показва. „Избери всички разговори, които съответстват на това търсене“По този начин Gmail разбира, че искате да приложите действието към целия набор.
Друга полезна стратегия е комбинирането на диапазони от дати: например, търсете всички имейли, по-стари от определена година, които не смятате, че ще ви трябват. Много потребители откриват, че имат хиляди запазени съобщения отпреди 6, 7 или 10 години, които на практика... Те нямаха причина да продължат да запазвати само с няколко кликвания могат да ги архивират или изтрият.
Ако работите и с етикети, можете да архивирате имейли от определени категории, които вече не са активни (например затворени проекти), в блокове. В крайна сметка целта е входящата ви поща да отразява само това, което е от значение. какво изисква внимание сегаи всичко останало се съхранява безопасно или изтрива.
Защо си струва да архивирате имейлите, вместо да ги изтривате (когато има смисъл)
Архивирането може да бъде най-добрият ти съюзник Ако го използвате разумно. Освен въпроса за пространството, има много причини, поради които архивирането е за предпочитане пред изтриването в определени случаи, особено ако работите с чувствителна информация или управлявате бизнес.
Едно от най-ясните предимства е, че архивирането ви помага да поддържате много по-чиста и по-лесна за управление пощенска кутияАко след обработка на имейл (отговор на него, водене на бележки, записване на данни и т.н.) го премахнете от основния изглед, е по-лесно да се съсредоточите само върху това, което все още е в процес на обработка.
Друг важен момент е, че архивирането гарантира, че Не губете ценни данниИмейли, съдържащи фактури, споразумения, разговори с клиенти или друга подходяща документация, може да са необходими месеци или дори години по-късно. Вместо да рискувате случайно да ги изтриете, ги архивирате и разчитате на мощното търсене на Gmail, за да ги извлечете, когато е необходимо.
Освен това, добрата политика за архивиране гарантира, че важната информация е лесно и бързо за намиранеВ бизнес контекст това може да бъде ключово за спазване на регулаторните изисквания, обосноваване на разходи, отговаряне на одити или защита срещу потенциални съдебни спорове. Ето защо много компании считат архивирането на имейли за основна част от стратегията си за съответствие и правна защита.
Всичко това обаче работи само ако комбинирате архивирането с определена дисциплина при изтриването на това, което определено не ви е необходимо. Балансът се крие в... архивирайте важните неща и елиминирайте шумане в запазването на абсолютно всичко „за всеки случай“, защото рано или късно мястото свършва.
Къде се съхраняват архивираните имейли в Gmail (версия за настолни компютри)?
Често задаван въпрос е: „Архивирах нещо, къде е то сега?“ В Gmail за настолни компютри архивираните съобщения се намират в етикета или изгледа, наречен „Всички имейли“, където се показват както имейлите във входящата ви поща, така и тези, които сте архивирали, както и останалите съобщения от акаунта.
За да го отворите от браузъра си, преместете курсора си в лявата част на екрана, където се показва менюто с етикети. Ако е минимизирано, задържането на курсора на мишката върху него ще го разгъне. Превъртете надолу, докато намерите опцията „Всички имейли“ и щракнете върху нея. Ще видите списък с всички съобщения, съхранени във вашия акаунт, включително архивираните.
Имайте предвид, че архивираните имейли нямат етикет „Входящи“, но може да имат други етикети, които сте създали. Това може да ви помогне бързо да идентифицирате какъв тип съобщение е или към кой проект принадлежи, дори ако вече не е в основната ви пощенска кутия.
Ако сте склонни да архивирате много съобщения ежедневно, преглеждането на „Всички имейли“ може да не е най-удобният начин да намерите това, което ви е необходимо, тъй като тази папка обикновено е много голяма. В този случай е много по-ефективно да използвате лентата за търсене в комбинация с... подходящи ключови думи, податели или приблизителни дати, за да стесните резултатите.
Можете също да използвате малко по-техническо разширено търсене, като използвате низ като -in:Изпратени -in:Чернова -in:Входящи -has:nouserlabels за показване на конкретни набори от съобщения, въпреки че тази формула е по-полезна за потребители, които са удобни за навигиране в разширените търсения на Gmail.
Как да намерите архивирани имейли чрез търсене в Gmail
Лентата за търсене на Gmail е много по-мощна, отколкото изглежда на пръв поглед, и е ключовият инструмент за намиране на архивирани съобщения. Най-лесният начин е да въведете един или повече термини за търсене. ключови думи, които си спомняте от темата или съдържанието От имейла. Колкото повече думи включите, толкова повече се филтрират резултатите.
Ако си спомняте кой ви е изпратил съобщението, можете да използвате оператора от: последвано от името или имейл адреса на подателя. Ако си спомняте на кого сте го изпратили, тогава ще използвате до:Възможно е също така да смесите подател с ключови думи, диапазони от дати или дори размери на файлове, за да изолирате точно имейла, който търсите.
Архивираните съобщения се показват в резултатите от търсенето, точно както всеки друг имейл, който все още е в профила ви, така че дори и да не са във входящата ви поща, те все още са напълно достъпни чрез функцията за търсене. Всъщност това е голямото предимство на архивирането: Не ви принуждава да помните къде сте съхранили каквото и да било.само за да се направи минимално точно търсене.
Ако искате или трябва да възпроизведете поведението на изгледа „Всички имейли“ от лентата за търсене, можете да въведете нещо подобно -в:Изпратени -в:Чернова -в:Входяща поща Това ви позволява да включвате съобщения извън папките „Изпратени“, „Чернови“ и „Входящи“. Това е по-непряк начин за достъп до пълен списък със съобщения, включително архивирани.
Във всеки случай, важното е да се разбере, че архивирането никога не прави имейл „невидим“ за Gmail: то просто го премахва от основната пощенска кутия, но Винаги може да се намери чрез търсачката стига да не си го изтрил/а.
Как да намерите архивирани имейли на мобилния си телефон (Android и iPhone)
В приложенията Gmail за Android и iPhone концепцията е абсолютно същата като на настолния компютър, въпреки че интерфейсът е леко променен. Архивираните съобщения се показват в етикета „Всички имейли“ и те също се показват в резултатите от търсенето.
За да видите „Всички имейли“ на мобилното си устройство, отворете приложението, докоснете иконата на менюто (трите хоризонтални линии, известни още като „меню за хамбургери“), разположена в горния ляв ъгъл, и превъртете през списъка с етикети, докато намерите „Всички имейли“. Докосването ѝ ще покаже съхранените ви имейли, включително архивираните.
Ако не искате да преглеждате толкова дълъг списък, най-добре е да използвате директно лупата за търсене. Въведете ключови думи, податели или теми които си спомняте от съобщението, което търсите, и Gmail ще покаже резултати от целия ви акаунт, включително архивирани имейли.
На iPhone, въпреки че много потребители предпочитат вграденото приложение Mail, официалното приложение Gmail Предлага същата система: странично меню, етикет „Всички имейли“ и лента за търсене в горната част. Логиката на архивиране и начинът за намиране на имейли са същите като в Android.
Как да разархивирате имейли в Gmail и да ги върнете във входящата си поща
Ако сте архивирали имейл и по-късно решите, че искате да го видите отново във входящата си поща, процесът за разархивирани имейли е много прост. Първо, намерете имейла, като отидете на „Всички имейли“ или използвате... Търсене в Gmail, за да го намерите по тема, подател или ключова дума.
След като отворите имейла (на компютъра или мобилното си устройство), потърсете бутона „Премести във входящата поща“ или иконата със стрелка, сочеща към системна област. Щракването върху него ще добави етикета „Входяща поща“ обратно към Gmail, заедно със съобщението. се появява отново в основната ви папка сякаш никога не е било подадено.
Можете също да изберете няколко имейла в изгледа „Всички имейли“ или в резултатите от търсенето и след това да натиснете същия бутон „Премести във входящата поща“, за да ги разархивирате. цели блокове от съобщения с едно движение.
От този момент нататък Gmail ще третира тези имейли като всички останали: ако ги препрочетете и решите, че вече не е необходимо да ги виждате във входящата си поща, можете да ги архивирате отново без никакъв проблем. Това е напълно обратим процес, стига да не сте ги изтрили.
Тази възможност за разархивиране с едно щракване е една от причините, поради които архивирането е толкова практично: Това не е окончателно решениеАко промените решението си или дадена тема отново стане важна, можете да я извлечете за секунди и това е всичко.
Как да изтриете имейли, които вече са архивирани
Идва момент, в който, дори и да са били архивирани, решавате, че има съобщения, които Вече не ти трябва нищо. И искате да ги изтриете, за да освободите място. Процесът е толкова прост, колкото да намерите тези имейли и, вместо да ги архивирате отново, да ги изпратите директно в кошчето.
За да направите това, отидете на „Всички имейли“ или извършете търсене, за да откриете архивираните съобщения, които вече не искате да пазите (например стари бюлетини или много стари потвърждения за покупки). Изберете имейлите, които искате да изтриете, и докоснете иконата на кошчето, за да преместете ги в папката „Кошче“.
Не забравяйте, че докато са в кошчето, имате 30 дни, за да промените решението си и да ги възстановите. След този период Gmail ще ги изтрие за постоянно и мястото, което са заемали, ще бъде освободено. Ето защо е добре бързо да проверите кошчето преди крайния срок, ако сте изтрили нещо. масово почистване на имейли.
Редовното изтриване на архивирани имейли, които вече не са полезни (особено тези с големи прикачени файлове), е един от най-добрите начини да предотвратите достигането на лимита на акаунта ви. Архивирането е полезно за поддържане на организация, но само контролираното изтриване гарантира вашата сигурност. освободете реално място за съхранение Google.
Ако предпочитате, можете да го правите постепенно, като прилагате търсения от типа „по-стари от:1 г.“, комбинирани с определени податели или ключови думи, за да намерите най-старите и най-ненужните елементи във вашия архив.
Автоматизиране на архивирането: изпращане, архивиране и интелигентни филтри
Ако получавате или изпращате десетки или стотици имейли на ден, архивирането им един по един може да бъде безкрайна задача. За да спести време, Gmail предлага функция, която ви позволява да... автоматично архивиране на имейлите, на които отговарятекакто и филтри за автоматична обработка на определени съобщения веднага щом пристигнат.
На работния плот отидете в „Настройки“ (икона на зъбно колело в горния десен ъгъл) и кликнете върху „Преглед на всички настройки“. В раздела „Общи“ намерете секцията „Изпращане и архивиране“ и изберете опцията „Показване на бутона „Изпращане и архивиране“ в отговорите“. Запазете промените. От този момент нататък, когато отговаряте на имейл, ще се появява нов бутон, който ще ви позволи да изпратете отговора и архивирайте разговора незабавно..
Тази малка корекция значително намалява времето, което прекарвате в почистване на входящата си поща, защото всеки път, когато отговаряте на имейл, който смятате за решен, разговорът изчезва от входящата ви поща автоматично, без никакви допълнителни стъпки. Ако получите нов отговор в тази нишка, Gmail ще го покаже отново, така че не рискувате да го загубите.
В допълнение към тази опция, можете да използвате филтри на Gmail, за да архивирате определени съобщения, без те да се показват във входящата ви поща. Например, можете да създадете филтри за бюлетини или повтарящи се известия, които искате да имате достъп за справка, но не искате да се смесват с важните ви имейли. С филтрите можете да кажете на Gmail да филтрира определени податели или имейли с конкретни теми. Не им добавяйте етикет „Входяща поща“ и на практика те ще бъдат автоматично архивирани.
Имейл клиентите на трети страни също са включили бутони и работни процеси, подобни на „изпращане и архивиране“ в Gmail, интегрирайки функции като унифицирана пощенска кутия, отлагане на имейли и напомняния за последващи действия. Използването на тези видове инструменти може да ви помогне направете архивирането почти автоматично Дръжте имейла си под контрол с по-малко усилия.
Ключът е в конфигурирайте инструментите си веднъж интелигентно, така че ден след ден управлението на имейлите да е минимално и да можете да се съсредоточите върху важното, вместо да прекарвате половината сутрин в кликване върху „Архивиране“ отново и отново.
Често срещани проблеми с прикачени файлове и връзката им с пространството за съхранение
Прикачените файлове са отделен проблем в рамките на проблемите на Gmail. Въпреки че Gmail е доста стабилен, не е необичайно да се сблъскате със ситуации, в които la преглед на прикачения файл Не работи, прикачените файлове не се качват, изтеглянията не започват или определени формати причиняват проблеми, което е особено разочароващо, когато бързате.
Сред най-честите причини са ограничения за размера на файла (Gmail има максимум на съобщение), нестабилна интернет връзка, която прекъсва качването или изтеглянето, блокиране от браузъра или антивирусната програма или дори ограничения от съображения за сигурност, когато става въпрос за потенциално опасни типове файлове (като например определени изпълними файлове или компресирани файлове с подозрително съдържание).
Тези повреди не само засягат ежедневната комуникация, но могат косвено да повлияят и на управлението на пространството. Големи прикачени файлове, които успявате да изпратите или получите и след това Те се съхраняват във вашия имейл Те заемат добра част от тези 15 GB хранилище на Google, дори ако преместите съобщенията в архива.
За да предотвратите появата на проблем с прикачените файлове, е добре да си създадете навик да качвате големи документи в Google Drive или други облачни услуги и да споделяте връзки, вместо винаги да прикачвате файлове директно към съобщения. Добра идея е също периодично да почиствате стари имейли с прикачени файлове, като използвате търсения като [вмъкнете функция за търсене тук]. има: прикачен файл по-голям: 10M да се намерят най-големите и да се реши дали наистина си струва да се продължи съхранението им.
Разбирането на най-често срещаните причини за грешки при прикачени файлове и инструментите, които Gmail предлага за филтрирането и прегледа им, ще ви позволи не само да имате по-гладка комуникация, но и по-добър контрол върху това какво се запазва и какво се изтриваТова е от решаващо значение, ако не искате постоянно да се сблъсквате с ограничения за съхранение.
Ефективното управление на вашия Gmail архив не е само въпрос на визуална организация; става въпрос за разбиране на това как работи съхранението, кога да архивирате и кога да изтривате, как да намирате и разархивирате това, което ви е необходимо, и какво да правите с прикачените файлове, които запълват акаунта ви, без дори да го осъзнавате. Вие коригирате навиците си и се възползвате от функциите С търсене, филтри и автоматизация, вашата пощенска кутия ще престане да бъде хроничен хаос и ще се превърне в гъвкав инструмент, който не краде от времето или пространството ви.